De Arpa aanpak

'De overschakeling naar ARPA Toolbox verliep erg vlot, mede omdat de consultants van Arpa Intrabouw erin slaagde om de gegevens uit het oude softwarepakket over te zetten naar de nieuwe database.' Gino Colpaert, zaakvoerder, Vergalle Interieurs, Nieuwerkerken

'Na een interne inventarisatie zijn we met ons eisen- en wensenpakket op zoek gegaan naar een partner die zowel een passend pakket als een goede ondersteuning kon bieden. Het verkooptraject van Arpa was doorzichtig, ondanks de complexiteit van de materie. Zij hebben de mogelijkheden en onmogelijkheden helder naast elkaar gezet en gingen steeds uit van onze eisen. We hadden verwacht dat de implementatie van ARPA Toolbox complexer zou zijn, maar dat viel reuze mee omdat de resultaten snel zichtbaar werden. ' Jurgen Vonk, directeur Odico Interieurprojecten, Deurne

Ervaring bij honderden gespecialiseerde projectorganisaties heeft ons geleerd dat automatiseren primair een kwestie is van samenwerken, in elke fase. Want met alleen een goed softwarepakket bent u er niet. De weg naar de beloofde eindsituatie – meer waarde, minder kosten en beter inzicht – zit helaas vol valkuilen. Want wat betekent deze belofte precies voor uw organisatie en is dat wat betreft uw personeel en budget wel haalbaar?

Succes ligt enerzijds in de uitdaging om verwachtingen en problemen in een vroeg stadium te signaleren en onderdeel te maken van de gewenste oplossing. Anderzijds in het uitgangspunt dat elke organisatie verschillend is, waardoor ook de reacties op veranderingen sterk uiteen kunnen lopen. Daarom besteden wij vanaf het eerste contact tot in de gebruiksfase veel aandacht aan de weg die gezamenlijk doorlopen wordt:

1. voorfase: van kennismaking tot beslissing

Een goede inventarisatie voorkomt teleurstellingen verderop. Tijdens het voortraject moet voor beide partijen helder worden welke verbeteringen gewenst én haalbaar zijn. Hoe gebeurt dat?

2. implementatiefase: van installatie tot oplevering

Omdat elke organisatie anders reageert op veranderingen, blijft elk implementatietraject maatwerk. Op basis van onze ervaring bij honderden bouwbedrijven hanteren wij wel bepaalde uitgangspunten.

3. gebruiksfase: optimalisatie en terugkoppeling

De gebruiksfase zijn de jaren waarin uw investering meer dan terugverdiend wordt, waarin het gebruik van ARPA Toolbox verder geoptimaliseerd wordt en waarin uw terugkoppeling hard nodig is voor verdere verbeteringen aan onze kant. Wat kunt u zich daarbij voorstellen?

Voorfase

Een goede inventarisatie voorkomt teleurstellingen verderop. Tijdens het voortraject moet voor beide partijen helder worden welke verbeteringen gewenst én haalbaar zijn. Hoe gebeurt dat?

Tijdens een intakegesprek worden de sterke en zwakke punten van uw projectorganisatie doorgesproken. De knelpunten worden gelokaliseerd en verbeterpunten worden in kaart gebracht.
Op grond van het eerste gesprek wordt een demonstratie verzorgd, afgestemd op uw specifieke situatie. Bij voorkeur hebben wij vooraf de beschikking over een goede projectmap en zijn er tijdens de demonstratie zoveel mogelijk betrokken werknemers aanwezig.
Wanneer aan beide zijdes de overtuiging bestaat dat de software winst kan opleveren, wordt in detail besproken hoe het vervolgtraject er voor uw organisatie uit zal zien.
Vervolgens geeft onze offerte duidelijkheid omtrent de benodigde investeringen voor zowel de softwarelicentie, het implementatietraject als de jaarlijkse kosten.
Op basis van de bij u aanwezige kennis en ervaring kunt u zelf bepalen welke facetten van de implementatie u compleet wenst uit te besteden en welke u geheel of gedeeltelijk intern wenst aan te pakken. In de offerte ziet u direct de gevolgen hiervan voor uw budget.
Al uw vragen en wensen worden uitgebreid behandeld en indien gewenst kunt u een bezoek brengen aan een van onze referenties, teneinde uw beslissing mede vanuit de praktijk te onderbouwen

Implementatiefase

Tijdens de ingebruikname gaat het om een goede balans tussen budget, aanwezige kennis, gewenste opleverdatum en de benodigde ondersteuning. Omdat elke organisatie anders reageert op veranderingen, blijft elk implementatietraject maatwerk. Op basis van onze ervaring bij honderden bouwbedrijven hanteren wij wel bepaalde uitgangspunten:

De eerste stap is te bepalen waar tijdens de implementatie het zwaartepunt moet liggen: moet de organisatie minimaal belast worden of dient de oplossing zo snel mogelijk operationeel te zijn?
Gezamenlijk wordt een automatiseringsplan opgesteld, waarin de planning, het projectteam, de opleiding, de doelstellingen, verantwoordelijkheden, etc helder worden vastgelegd.
Doorgaans adviseren wij een snelle ingebruikname van het relatief eenvoudige CRM-gedeelte (relatie-, project- en documentbeheer) door de hele organisatie. Dit vergt weinig ondersteuning, er ontstaat direct winst voor het bedrijf, het wekt enthousiasme en bevordert daarmee de acceptatie voor het verdere veranderingsproces.
Meer technische en inhoudelijk aspecten, zoals de projectadministratie of de calculatie, adviseren wij om geleidelijk te implementeren. Het veranderen van werkwijze en het ontdekken en vertalen van de nieuwe mogelijkheden in een nieuwe werkwijze heeft in de praktijk tijd nodig.
Binnen de organisatie wordt gezocht naar sleutelfiguren, die automatisering leuk vinden en als kennisdrager een belangrijke rol kunnen vervullen, zowel tijdens als na de implementatie.

Gebruiksfase

Tijdens werktijden kunt u altijd vertrouwen op onze deskundige helpdesk voor het oplossen van problemen of storingen en voor het melden van nieuwe wensen.
Eventuele problemen worden snel en adequaat opgelost; waar onvoldoende kennis aanwezig blijkt wordt direct een afspraak gemaakt voor een cursus of consult.
Afhankelijk van uw situatie of naar aanleiding van interne wijzigingen in uw organisatie wordt het gebruik van ARPA Toolbox door een van onze consultants regelmatig gescand op mogelijkheden voor verdere rendementsverbetering.
Waar mogelijk en gewenst wordt uw bedrijfsvoering gezamenlijk verder geoptimaliseerd, waarbij de ROI-berekening als uitgangspunt kan dienen.
Minimaal een keer per jaar ontvangt u de nieuwste versie van ARPA Toolbox.
Elk jaar vindt er een gebruikersdag plaats, waarop u kennis kunt nemen van nieuwe ontwikkelingen, ervaringen kunt uitwisselen met andere gebruikers en nieuwe wensen kenbaar kunt maken.
Regelmatig worden er voor specifieke onderwerpen bijeenkomsten georganiseerd, waarin met specialisten uit de branche gezocht wordt naar oplossingen voor nieuwe interessante problemen die ARPA Toolbox moet oplossen.
Uiteindelijk is het ons doel dat uw organisatie graag bereid is als goede re ferentie medewerking te verlenen aan het vergroten van onze gebruikerskring!