ARPA Toolbox ondersteunt uw gehele bedrijfsproces

‘De software sluit het beste aan bij ons bedrijfproces voor onderhoud en reparatie van dak- en gevelbeplating, waarbij financieel inzicht en goed kunnen omgaan met kostensoorten voor ons erg belangrijk zijn. Bovendien hebben we vertrouwen in Arpa als leverancier.’ Eric Rustemeijer, RBM Europe BV , Velsen-Noord

‘ARPA heeft vakkundigheid op ons gebied. De eerste keer was het pakket een déja-vu uit mijn dromen: Voilà, zo moet het zijn! Ik ben ervan overtuigd dat de boot gemist wordt door hen die het niet zo gaan organiseren.’ Etienne Wauters, Europlafond nvsa, Ruisbroek
‘De mogelijkheden voor relatie- en documentbeheer, calculatie en projectadministratie spraken ons zeer aan. En vooral dat we vanuit een actielijst direct overal bij kunnen.’
Mark van Rozendaal, Interieurbouw Heusden BV, Heusden

'Wij hebben voor de software van Arpa Intrabouw gekozen vanwege de steeds complexere calculatie van parketvloeren in met name de exclusieve jachtenbouw. Het traject van verkoop en uitvoering wordt beter beheersbaar met de uitgebreide calculatie en CAD mogelijkheden van ARPA Toolbox.' Bart van den Dongen, directeur Van den Dongen Parketvloeren, Middelburg

'De voordelen van ARPA Toolbox zijn voor ons bedrijf talrijk. De belangrijkste voordelen die voor ons gelden zijn, de snelheid van het pakket en het gemak om veranderingen door te voeren. Op het moment dat een klant achteraf zijn keuze wijzigt, is het nu een makkelijke taak om deze wijziging te verwerken. Binnen een mum van tijd maak ik een nieuwe offerte voor deze klant met daarop de nieuwste gegevens.' Rene Dorgelo, directeur Dorgelo Tegelwerken, Zwolle

Acquireren - 'Zoveel mogelijk waardevolle leads genereren!'

Het begint allemaal met het in kaart brengen van potentiele opdrachtgevers met mooie opdrachten.

Met ARPA Toolbox beheert u opdrachten en opdrachtgevers in een overzichtelijk systeem. Elk contactmoment wordt vastgelegd en elke vervolgactie automatisch gesignaleerd.

Hierdoor krijgt u een overzichtelijk archief per relatie of klant en een vaste structuur in uw werkwijze. Dat leidt vanzelf tot betere kansen en meer omzet.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het acquireren

Een centraal relatiebestand van bedrijven en contactpersonen met zowel bestaande relaties als ook uw suspects en prospects.
De relaties kunnen worden voorzien van trefwoorden waarmee u eenvoudig selecties kunt maken op bijvoorbeeld product/marktcombinaties.
De relaties kunnen worden voorzien van uitgebreide contactverslagen. Dit stelt u in staat om uw relaties te benaderen met de juiste historische informatie.
ARPA Toolbox stelt u in staat de relaties op het juiste moment en de juiste persoon te benaderen op basis van concrete afspraken of periodieke contactmomenten.
Door de relationele eigenschappen van de database, is het voor u mogelijk om bestaande projecten of lopende offertes direct onder de relatie inzichtelijk te maken.
De gegevens zijn op te vragen op het beeldscherm en kunnen eenvoudig op papier geprint worden in een door uzelf te definieren opmaak.

Calculeren - 'Snel de exacte kosten bepalen van een project!'

Calculeren kost veel tijd. Heel zuur als het voor niks is. Daarom wilt u altijd snel de exacte kosten van een project kunnen bepalen.

Met ARPA Toolbox berekent u razendsnel de hoeveelheden vanaf (digitale) tekeningen in de geintegreerde CAD-module. Er wordt precies berekend wat is getekend. Gestandaardiseerde calculatiebibliotheken maken eindeloos geblader in naslagwerken overbodig. U calculeert met behulp van een productconfigurator. De netto prijsbestanden van leveranciers worden keurig ingelezen.

Met ARPA Toolbox calculeert u veel sneller en nauwkeuriger. En dat leidt tot lagere kosten.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het calculeren

ARPA Toolbox maakt gebruik van gestandaardiseerde calculatie modellen (productconfigurator). Deze productconfigurator maakt gebruik van centraalbeheerde informatie m.b.t. artikelprijzen, verbruiksnormen en arbeidsnormen.
Indien u geen standaard calculatiemodel wens te gebruiken is dit eveneens mogelijk. ARPA Toolbox heeft de mogelijkheid om de calculatie vrij op te bouwen.
Bestaande calculaties kunnen binnen hetzelfde project of een ander project opnieuw genbruikt worden.
De calculatie kan uitfgebreid worden met een CAD-module waarmee u eenvoudig tekeningen kunt uittrekken. De uitgetrokken hoeveelheden worden direct vanuit de tekening overgenomen in uw calculatie.
U hebt de mogelijkheid om DXF tekeningen in te lezen en ook is het mogelijk om gescande tekeningen in te lezen. Standaard zijn er koppeling mogelijk met digitale leespennen.
Om tot de juiste verkoopprijs te komen kunt u de kostprijscalculatie voorzien van een % voor de algemene kosten en de winst/risico.
Er bestaan mogelijkheden om uw calculatie te voorzien van opmerkingen, zodat de insteek die u heeft gekozen tijdens het calculeren voor iedereen duidelijk is.
Iedere calculatie wordt standaard voorzien van een uniek nummer. Zo wordt inzichtelijk gemaakt welke calculaties er voor een project gemaakt zijn en welke actueel is. Iedere wijziging wordt hiermee opgeslagen in de historie van een project.
ARPA Toolbox beschikt over een importmodule waarmee gegevens uit andere softwarepakketen geimporteerd kunnen worden in o.a. de calculatie.

Offreren - 'Nauwkeurig een representatieve offerte uitwerken!'

Nu de calculatie bekend is kan de offerte gemaakt worden. De offerte dient in de juiste opmaak en in overeenstemming met de inhoud van de calculatie uitgewerkt te worden.

Met ARPA Toolbox wordt er vanuit de calculatie automatisch een offerte aangemaakt. U maakt daarbij gebruik van standaard templates, zodat u volgens de juiste huisstijl een professionele offerte kunt presenteren.

Het aanmaken van een offerte op basis van de calculatie bespaart u tijd. Daarnaast voorkomt het onnodigen fouten en bespaart u dus kosten.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het offreren

Vanuit de calculatie wordt automatisch de inhoud van de offerte samengesteld.
Iedere offerte krijgt een eigen uniek offertenummer, dat correspondeert met het nummer van de calculatie.
Indien een project door meerdere relaties wordt aangevraagd, kunnen de gegevens eenvoudig hergebruikt worden.
Voor de uiteindelijke presentatie naar de relatie worden de gegevens vanuit de database van ARPA Toolbox automatisch overgenomen in MSWord of MSExcel.

Verkopen - 'De klant overtuigen tot aankoop!'

Verkopen is niets meer of minder dan het overtuigen van de klant. Wel zult u op het juiste moment met de juiste actuele informatie in gesprek moeten gaan met uw klant.

Met ARPA Toolbox krijgt u op het juiste moment het signaal voor een volgend contactmoment en heeft u alle informatie onder een muisklik bij de hand om uw gesprek goed voorbereid te kunnen voeren. U krijgt op elk gewenst moment inzicht in de offerteportefeullie, met kansberekening en actielijsten voor de follow-up.

Elke contactmoment wordt geregistreerd, het scoringspercentage neemt toe en u maakt meer omzet.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het verkopen

Iedere offerte kan worden voorzien van een scoringskans waarmee het mogelijk wordt om de waarde van uw offertes beter te beoordelen.
Het opvolgen van de offertes en de verschillende contactmomenten wordt ondersteunt middels een prodfessioneel actiebeheer.
De gegevens van de offerte kunnen uiteindelijk bij opdracht gebruikt worden voor het opstellen van de gewenste / noodzakelijke contracten (zoals bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging). Hiermee is de inhoud van de opdrachtbevestiging gelijk aan die van de offerte(s).

Werkvoorbereiden - 'Aanleveren van de correcte informatie voor het project!'

Het project is binnen, het werk kan beginnen. Maar eerst wilt u graag alle correcte informatie voor de start van het project in kaart brengen.

Om te beginnen bespaart de basiscalculatie u al veel tijd. Met ARPA Toolbox zijn eventuele wijzigingen nu gemakkelijk door te voeren. Overzichtelijke werktekeningen worden automatisch uitgetrokken en alle correspondentie, documenten en tekeningen rond het project worden gestructureerd opgeslagen.

Het hergebruiken van de gegevens uit de voorfase van het project voorkomt extra werkzaamheden en fouten en leidt dus tot lagere kosten.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het werkvoorbereiden

Aan de hand van de opdrachtbevestiging wordt de werkbegroting vastgelegd.
U hebt als werkvoorbereider inzichtelijk hoe het project gecalculeerd is, met welke prijzen en welke normen.
Evenetuele afspraken met leveranciers welke zijn gemaakt t.b.v. de prijsvorming in het voortraject zijn inzichtelijk binnen het project.
De gegevens m.b.t. aantallen, materiaalkeuzes, prijzen, normen, afvalpercentages en leveranciers tijdens de voorfase kunnen direct gebruikt worden om uw werkzaamheden m.b.t. het project te vereenvoudigen.

Plannen - 'De juiste mensen op de juiste projecten plannen!'

De opdracht is binnen, we weten wat we moeten gaan doen. Nu de vraag, wie gaan het doen?

Binnen ARPA Toolbox kunt u middels de geintegreerde planningsmodule inzichtelijk maken waar de capaciteitsbehoefte over de projecten zit. Door de koppeling met de werknemersplanning is direct inzichtelijk gemaakt welke capaciteit beschikbaar is, zowel binnen de groep van eigen werknemers als die van onderaannemers.

Door de combinatie van de capaciteistbehoefte op de projecten en de beschikbaarheid van uw werknemers/onderaannemers, heeft u ten alle tijde een actueel zicht op de planning.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het plannen

De planning binnen ARPA Toolbox kent een aantal niveau, te weten: de grofplanning, de fijnplanning, de werknemersplanning.
De grofplanning, hierin staan alle projecten met een verwachte doorlooptijd en benodigde capaciteit.
De fijnplanning, hierin staat per project een opdeling naar bijvoorbeeld opvolgende deelfases van het project.
De werknemersplanning, hierin zijn de eigen werknemers en onderaannemers toegekend aan de projecten.
ARPA Toolbox ondersteunt de mogelijkheid om vanuit de planning voor een bepaalde periode alle werkbonnen te generen. Deze werkbon bevat o.a. informatie m.b.t. de projectgegevens, de ingeplande personen, het vervoer, de noodzakelijke materialen en een omschrijving van de werkzaamheden.
Binnen de planning worden automatisch geplande levermomenten gepresenteerd op basis van de uitstaande bestellingen, waardoor mogelijke conflicten met benodigde materialen en geplande werkzaamheden eenvoudig gevisualiseerd worden.
Het is mogelijk om alle relevante informatie m.b.t. bijvoorbeeld projecten, calculaties, contracten en bestellingen vanuit het planbord op te vragen middels een eenvoudige muisklik.

Inkopen - 'Het kostenbewust inkopen van materiaal en arbeid!'

Wie kostenbewust materiaal en arbeid inkoopt kan al geld verdienen voordat het project begint.

ARPA Toolbox legt alle afspraken met leveranciers vast en genereert de bestellingen automatisch per leverancier. Daarbij worden productprijsafspraken direct verwerkt in de bestellingen. Ook wordt rekening gehouden met minimale bestelhoeveelheden.

ARPA Toolbox vergelijkt uw inkoop voortdurend met het budget en beoordeelt leveranciers op basis van hun historie. Daardoor ontstaat een gestructureerd inkoopbeleid met hogere efficiency.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het inkopen

Op basis van de uitgewerkte materiaallijsten binnen de calculatie kan de inkoop haar bestellingen aanmaken. Deze worden voorzien van de juiste projectgegevens, artikelinformatie en geplande levertijd.
De bestelling kan geprint, gemaild en eventueel geexporteerd worden naar de website van de leverancier.
Ook kan de inkoper beslissen om materiaal uit voorraad te leveren. ARPA Toolbox beschikt daarvoor over een overzichtelijk voorraadsysteem, waarmee direct inzichtelijk gemaakt kan worden waar de eventuele extra voorraadbehoefte ontstaat.

Administreren - 'Eenvoudig de uren en kosten aan het project toevoegen!'

Het project is in volle gang en de leveranciers sturen hun facturen en uw eigen werknemers bezorgen u de weekstaten. Het verwerken van de kosten kan beginnen.

Met ARPA Toolbox kunt u de weekstaten van uw eigen werknemers, inleners en onderaannemers verwerken per project. De inkoopfacturen worden eveneens binnen ARPA Toolbox aangemaakt, waarbij de reeds geleverde bestellingen als basis kunnen dienen voor de verwerking ervan.

Het verwerken van de inkoopfacturen en urenbriefjes leidt direct tot een verwerking van de kosten naar de projecten. Hierdoor zijn de kosten ten alle tijden actueel verwerkt in de prokecten, zonder dat u daarvoor extra werk hebt.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het administreren

ARPA Toolbox beschikt over een zeer uitgebreide projectadministratie, waarin de uren, inkoopfacturen en verkoopfacturen geregistreerd worden.
De uren worden geregistreerd in de urenregistratie. Aan de hand van de urenlijsten worden de gegevens per dag, per persoon en per project geregistreerd. Afhankelijk van de tarieven worden de uren en de kosten toegekend aan het project. Ook de reiskosten, ziekte en vakantie uren worden verwerkt in deze urenregistratie.
De inkoopfacturen kunnen aangemaakt worden a.d.h.v. de bestelling.

Factureren - 'Volgens afspraak en voortgang factureren!'

Nu de het project in opdracht en in volle gang in bewerking is, zal ook volgens afspraak de voor u geplande omzet gefactureerd moeten worden.

Met ARPA Toolbox heeft u precies inzichtelijk waar de mogelijkheden tot het factureren van omzet ligt. Door de opdrachtcalculatie de combineren met de facturatie is het onnodig invoeren van reeds bekende informatie mogelijk gemaakt. Ook kunnen de weekstaten van het project aan uw factuur toegevoegd worden voor een juiste verantwoording van de WKA.

ARPA Toolbox vergelijkt de aanneemsom voortdurend met de voortgang van het project en de gefactureerde omzet waardoor u altijd bij bent met de facturatie, wat uw liquiditeit als organsatie positief beinvloed.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het factureren

De verkoopfacturen worden aangemaakt vanuit een project, waarbij alle relevante informatie zoals debiteurAengegevens en projectnummers automatisch overgenomen worden.
ARPA Toolbox biedt de mogelijkheid om de noodzakelijke urenlijsten vanuit het project te genereren, welke u vervolgens als bijlage aan de verkoopfactuur kunt toevoegen.
U kunt de termijnen vastzetten binnen het project, ARPA Toolbox bewaakt daarbij de facturatie momenten.
Uitgevoerde regiewerkzaamheden kunnen samengevoedg worden in een verkoopfactuur.

Projectbewaken - 'De voorcalculatie vergelijken met de werkelijkheid!'

Tijdens het project wilt u het werk natuurlijk zo soepel mogelijk laten verlopen. En wel binnen het gestelde budget.

Daarom krijgt u van ARPA Toolbox een overzichtelijke voortgangsrapportage op basis van actuele gegevens. Alle urenbriefjes zijn per project in te voeren en te analyseren, waarbij meer- of minderwerk meteen gesignaleerd en gefactureerd kan worden. Daarmee is de financiele status van elk project op elk gewenst moment actueel zichtbaar.

De projectmap wordt volledig digitaal beheerd en elk afgerond project levert meer winst op.

Kenmerken van ARPA Toolbox ter ondersteuning van het projectbewaken

U kunt eenvoudig de gegevens uit de voorcalculatie vergelijken met de werkelijke kosten en omzet.
Het project kan voorzien worden van de voortgang welke resulteert in een actuele stand van het project. Deze kunt u vergelijken met de werkelijke kosten en omzet.
Er zijn divese niveau's aan te brengen in het project om de bewaking van grof naar fijn te analyseren (van kostensoort tot artikelnummer).