Klantcase ETZ

Het speelveld als veranderinstrument

‘Het speelveld is krachtig visualiseren waar iedereen staat en waar je naartoe wilt’

Blackbelt Lean Manager Ronald Aalbersberg is al sinds 2006 bezig met verbeteren in het ETZ (ElisabethTweeSteden Ziekenhuizen Tilburg). En met daverend resultaat. Zo wist het team met zijn ondersteuning in het lab Medische Microbiologie en Immunologie (LMMI) de doorlooptijd van (bloed)monsteranalyses te verkorten van 65 naar slechts 3 uur. Hij ging op steeds meer afdelingen aan de slag. Reden om in de Master in Business Learning aan zijn coachingvaardigheden te werken.

Ronald: “Na goede resultaten in het lab, wilde ik kijken waar ik andere teams kon helpen. Zo ben ik gestart met het Facilitair Bedrijf in het ziekenhuis. Dat werkte op onderdelen goed en op sommige stukken minder. Ik had weinig ervaring met het hele coachingstuk. De MBL heeft mij op dat vlak veel gebracht. Nu ga ik op een andere manier met de teams om dan dat ik vier jaar geleden deed. Ik heb de neiging om meteen de inhoud in te gaan. Maar als je meegaat in de inhoud, verbruik je veel tijd en energie, die je niet kunt besteden aan het begeleiden van het proces. Bovendien stimuleer je zo het leerproces van de teamleden niet. Tijdens de MBL heb ik geleerd de mensen het zelf te laten doen, hun eigen proces in kaart te brengen en zelf stappen te zetten. Regelmatig heb ik mijn tong moeten afbijten om niet mijn eigen ideeën erin te gooien.”

- Ronald Aalbersberg, Lean manager bij ETZ

Speelveld als veranderinstrument

“Eén van de dingen waar ik in de MBL mee kennismaakte, was het speelveld. Daar was ik direct door getriggerd. Met onze verbeterslagen lopen we tegen een aantal dingen aan. Allereerst een gebrek aan overzicht. Wie doet wat, wanneer en waarom? Daarnaast is goede communicatie een aandachtspunt. Samen aan verbeteringen werken, vraagt om continue afstemming en om focus. Je hebt een gezamenlijk doel nodig, anders gaat iedereen zijn eigen doelen creëren. Het speelveld pakt die zaken voor mij effectief samen. Bovendien maakt de methode de zaken zichtbaar. Op het speelveld (letterlijk een poster van een hockeyveld) gaan leidinggevenden samen met de medewerkers aan de slag. En daar zit meteen een link met de sportwereld. Je hebt een doel en een team dat gecoacht moet worden om dat doel te halen. Zo breng je als het ware met elkaar in kaart waar de spelers staan, wat hun ‘duels’ zijn en welke stappen ze kunnen nemen om doelpunten te maken. Zo maak je alle rollen en acties heel visueel. Vervolgens ga je samen bepalen wie welke verbeteracties gaat oppakken. Geen duimendikke plannen dus, maar één speelveld met handgeschreven post-its in diverse kleuren; klaar voor de start.

Bij ons werken diverse afdelingen met het speelveld. Of creëren eigen varianten die ze nog prettiger vinden werken, wat ook prima is. Het speelveld wordt wekelijks kort besproken. De leidinggevende sluit aan bij deze Keek op de Week-bespreking van alle teams. Daar kan de leidinggevende direct ondersteuning bieden en de medewerker een probleem of kwestie meteen bespreken. Hoe direct wil je het hebben? Verbeteringen die zijn doorgevoerd komen op een ‘Wall of Success’. Het visuele en simpele maakt het speelveld een krachtige methodiek. Wat is je stapje voor volgende week? Die post-it wordt gewoon jouw ding.”

Verbeteren waar je bij staat

Inmiddels werken 15 teams met het speelveld en lopen er per speelveld gemiddeld 3 verbetertrajecten. Ronald: “Kun je nagaan wat een verbeterkracht er loskomt. Zo heeft de afdeling Schoonmaak van ETZ Elisabeth 1.650 uur bespaard op looptijd voor het verzamelen van materialen en zoeken naar materialen. Dit wist zij te besparen door onder andere standaardisatie van de voorraad op de werkkarren (met visuele instructie) en beheersen van voorraad in de magazijnen met Kanban. Bij de Keuken lopen ze aan tegen terugkomende dienbladen van patiënten, waarop nog medicijnen of vuile injectienaalden liggen. Daar loopt nu een traject om deze ongewenste ‘bijvangst’ te reduceren tot nul. Wat betreft gebruikte injectienaalden is het aantal al teruggedrongen van 7 naar 1 per maand.” “Je ziet, ik ben enorm enthousiast over de MBL. Je gaat er natuurlijk in sneltreinvaart doorheen. Ik zou ‘m nog een tweede keer willen doen om verder te kunnen finetunen.”

Meer weten over deze methodiek of de MBL? Neem contact op.

Dit is een verhaal uit:

'Op weg naar een lerende organisatie'

Meer info over het boek